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为进一步规范、加强公司各类合同签订及归档管理,避免遗失,便于查询,特制定本制度。

一、合同拟定

在完善前期相关工作情况下,合同由公司相关职能部门拟定草案。

二、合同审查程序

合同责任部室草拟—法务人员或法律顾问审查分管领导审查总经理及董事长审查。重要合同由班子集体审查,重大合同由董事会审查。

三、合同审批

合同从拟定人员开始逐级审查签字确认。

四、合同签订

合同由公司法人代表或其全权委托人签订,并加盖公司印章。

五、合同跟踪

相关部室安排专人对合同执行情况进行跟踪,建立合同执行台账,每月会同管理部提交合同执行情况及进度报告送总经理及董事长。

六、合同保管

(一)所有合同公司存档二份。公司合同签订部门自存一份,收集整理合同相关资料交送党政办公室存档一份。

(二)公司党政办公室指定专人进行合同归档管理,对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理,复印件、扫描件由相关部门自行保管(如有多余原件,合同签订部门自行保管一份)。

(三)电子归档处理完后,对合同原件进行纸质文档分类保存,并建立合同台账及查询目录。

(四)合同属公司重要经营性文件,外传、借阅等须经公司主要领导批准。